Команда: работа агентства с клиентами

На тарифе Agency кабинет становится общим: в нём работают несколько человек, а каналы разложены по клиентам. У каждого клиента свой план, свои площадки, свой портал для согласования и свой набор людей, которые с ним работают.

Команда создаётся из переключателя аккаунтов или меню профиля — «Создать команду». Мастер в три шага: название → тариф и оплата → готово. На последнем шаге можно перенести в команду каналы из личного кабинета. Личный кабинет остаётся вашим и никуда не девается: между ним и командой вы переключаетесь в том же переключателе.

Клиенты

Вкладка «Клиенты» — список тех, для кого вы работаете. У клиента: площадки, план, регламент согласования и ссылка на портал.

Кроме клиентов бывают «Наши каналы» — площадки самого агентства. Это особый проект, один на команду, с фиксированным именем. У него нет портала, регламента и согласования — незачем согласовывать с самим собой, — а план, лимиты и распределение людей работают как у обычного клиента.

Кто что может

Ролей в команде две: владелец и админ. Они могут всё: тариф и оплата, люди, лимиты, настройки, клиенты. Разница только в деньгах и в судьбе команды — тариф, передача владения и удаление остаются у владельца.

Все остальные — участники. У участника права не от роли, а от того, как он относится к каждому клиенту по отдельности:

• пишет — готовит черновики и правит план, но не публикует. Готовый пост уходит кнопкой «На одобрение»;
• ведёт — всё то же плюс планирует и публикует, одобряет чужие черновики, отвечает клиенту, настраивает его каналы, регламент и выгрузки;
• клиент может быть и не открыт участнику вовсе — тогда он его не видит.

Пары настраиваются в карточке человека на вкладке «Участники»: два списка, «Ведёт» и «Пишет», клиенты выбираются селектором с поиском. Один и тот же человек может вести одного клиента и писать для другого.

Без клиентов участника не оставляют: кабинет для него был бы пустым. Если работать с ним больше не нужно — уберите его из команды.

Приглашения и места

Место занимает каждый человек в команде, включая владельца. Сколько мест занято, видно на «Участниках»; клиенты, которые заходят по ссылке на портал, мест не занимают. Когда мест не хватает, докупите пакет мест на тарифе команды.

Приглашение уходит на почту ссылкой. В форме приглашения выбирается роль — участник или админ; участнику сразу отмечаются клиенты и то, как он к ним относится: «пишет» или «ведёт». После того как он примет приглашение, всё настраивается в его карточке на «Участниках»: роль меняется прямо бейджем («участник» → «Участник / Админ»), а исключить человека из команды — красный крестик рядом (так это называется и в его уведомлении).

Ссылка предъявительская: принять приглашение может любой, кто её откроет, — адрес при этом не сверяется. Поэтому её можно не отправлять письмом, а просто переслать человеку в мессенджер: рядом с «Отправить» есть кнопка «Ссылка». По той же причине не публикуйте её там, где её увидят посторонние. Ссылка действует 7 дней и только на одно принятие, а отозвать её можно в блоке «Ждут ответа» на «Участниках».

Одобрение

Вкладка «Одобрение» — одна очередь с тремя фильтрами:

• Ждут нас — черновики, отправленные на одобрение, и то, что клиент вернул с замечаниями;
• Ждут клиента — недели, отправленные клиенту: когда отправлены, до какого срока он должен ответить по регламенту, и кнопка «Напомнить»;
• Готово — то, что уже решено.

Одобряет тот, кто ведёт клиента. Решение по черновику приходит автору.

Портал клиента

У клиента нет доступа в кабинет: он работает на портале — отдельной странице по ссылке, без пароля. Там он смотрит план на неделю, оставляет замечания к постам и согласовывает неделю целиком. Ссылку даёт тот, кто ведёт клиента, в карточке клиента.

Режим согласования настраивается по каждому клиенту: не согласуем, по желанию или обязательно. При «обязательно» посты недели не планируются и не публикуются, пока клиент не согласует.

Регламент — сколько кругов правок и за сколько дней клиент отвечает — задаётся там же. По нему считается срок в очереди «Ждут клиента».

Клиент может получать ответы команды и напоминания в Telegram: на портале под перепиской есть строка «подключить», дальше он жмёт «Start» у бота.

Разговоры с клиентом

Замечания клиента и ответы команды собираются в «Диалогах»: слева разговоры по клиентам, справа переписка. Разговор бывает о неделе целиком или об отдельном посте; команда может написать клиенту первой — «+ Новый разговор».

Отвечает тот, кто ведёт клиента. У каждого разговора есть ответственный; если он перестал вести этого клиента, разговор автоматически переходит к остальным ведущим.

Активность

Вкладка «Активность» отвечает на вопрос «что происходило»: генерации и публикации по дням за 7, 30 или 90 дней, кто сколько сгенерировал относительно своего лимита, разрез по клиентам и цикл одобрения. Ниже — свёрнутый журнал действий. Вкладку видят владелец и админ.

Лимиты генераций

У команды общий месячный запас генераций, и каждому человеку можно поставить свой потолок. Кнопка «Поровну» делит запас на всех, включая владельца. Свой лимит владелец меняет только сам: иначе админ мог бы запереть его в оплаченной им же квоте.

Лимит одного человека не может быть больше месячного запаса команды, а сумма лимитов всех — больше запаса: кабинет подскажет, чей лимит уменьшить. Уменьшать можно всегда.

Настройки, передача и удаление

Настройки команды — за карандашом у названия: имя, бренд, перенос каналов из личного кабинета, удаление.

Передача владения: код подтверждения уходит будущему владельцу, после подтверждения прежний владелец остаётся в команде админом, а автопродление тарифа выключается.

Удаление команды — только у владельца, с подтверждением кодом. Данные можно забрать в личный кабинет. После удаления есть 30 дней, чтобы передумать и восстановить команду; всем участникам об удалении приходит уведомление.